Project description
“Promoting Sport” is a project initiative of Experiența Multisport Sportive Club from Arad, Romania. It is funded through the Erasmus+ program, European Solidarity Corps by the Romanian National Agency.
As part of the project activity, in each of them are planned 2 major types of Volunteering activities within the:
ALFA team – Individual long-term volunteering - between 60 days and 12 months
OMEGA team – Volunteering teams - 59 days stage with at least 10 volunteers
PS1 Year 1: 2019-2020 - See Promoting Sport 1 activities
PS2 Year 2: 2020-2021 - See Promoting Sport 2 activities
PS3 Year 3: 2020-2023 - See Promoting Sport 3 activities
The project purpose is to contribute in supporting EMS organization in realizing sport events for amateurs and to promote the movement and healthy lifestyle among the Arad community.
The list of the activities-departments realized/ to be realized by the volunteers is the following:
A1 - Promotion at the local level
Ø conducting actions to bring to the public attention the details of sporting events, presentations in schools, companies, institutions, in the public space, etc. The preparation phase includes both here and at A2 and A3 activities initial research to know the target groups envisaged, the conception of impact messages and presentations, looking for solutions relevant to all those involved, promotion from the beginning of the school/university year to the closing date of the registration process for the participants being a short time, it is necessary to have many volunteers involved;
A2 - Promotion at national level
Ø contacting active sports structures at the national level and inviting them to our events, contact runners, cyclists, etc. This category also includes possible trips to other similar sporting events in the country;
A3 - Promotion at international level
Ø refers to potentially interested structures in the region, including our events in online calendars, special registers etc;
A4 - Photo-Video
Ø taking pictures that can help the promotion and the group dedicated to social networks, making impact films that can support the spread of the message, etc. This includes the preparatory actions, participation in face-to-face or online trainings, tests, familiarization with the necessary equipment, editing, etc., video edits before and after the event, on the day of the event - the management of photographers and cameramen on the route and in the start-arrivals area, collecting and editing materials, posting in photo albums for the public on the page/website;
A5 - Online promotion
Ø social networks - promotion made on various social networks through impact posts, information sharing on different pages, groups etc. To reach the desired groups with the right message the volunteers will follow a short face-to-face or online training;
A6 - Design
Ø contributions to the development of promotional materials that contribute to a good visibility of activities and events. T-shirt for runners, organizing team, contest numbers, stickers, contest packages, diplomas of different types, customization of various materials for the day of the event. Depending on the need, the volunteers can attend courses dedicated to this field;
A7 - Sports art
Ø preparation and/or selections of soundtracks to support the development of promotional films, preparation of music suitable for the day of the event, warm-up session, potential co-operation with some music groups such as drums, management of artistic programs on the stage during the event days, event photography exhibitions/objects/artistic and touristic panels, mottos to encourage sports and the runners, singers, dancers for example from sports clubs or art schools, in short the combination of art and sport;
A8 - Human Resources Management
Ø support in early recruitment and training, training of local volunteering teams needed for the events; support in the preparation of the teams of local volunteers needed for the event and the distribution on activity panels/departments related to the day of the event, considering that we need at least 100 people on Z day for a great event;
A9 - Partnerships
Ø establishing strategic partnerships with structures that can support our events, promotion management, partner emergence;
A10 - Sponsorships
Ø Fundraising - co-optation of sponsors to cover the expenses incurred in carrying out events dedicated to amateur athletes, prizes, etc.;
A11 - Training with the public
Ø preparation, implementation and evaluation of training sessions with the public, like the group running events. These are very relevant for the volunteer’s stages because they represent micro-events where they have the opportunity to explore the preparation activities but at a smaller level and for a smaller number of people; preparation, implementation and evaluation of training sessions with the public such as Running in group, promoted by events on Facebook, encouraging amateurs, beginners to run/ride a bike, to grow the no. of kilometers;
A12 - Logistics
Ø preparing the necessary flows for the events and the promotional actions and organizational aspects, etc.;
A13 - Sport routes
Ø measurement of routes for sporting events, marking, maintenance, promotion on appropriate applications, videos, levels, demarcation, hydratation points, management of the start-arrival area - for example in this section are involved more than 100 people from the organizing team;
A14 - Registration
Ø a few days before the preparation and on the day of the event
Ø preparation and delivery of competition packages to amateur sportsmen in the days before and on the day of the event, management of registered participants, databases, participatory statistics, results;
A15 - Interventions
Ø team prepared to deal with other elements that may appear and which are not specified here;
A16 - Practicing own sports
Ø own training - for the good physical condition of the ESC volunteers, at least 5 hours each week will be dedicated to their own training. Volunteers will be offered a training model and periodically they will be accompanied by an instructor.
A17 - Sportive online platform
Ø updating the database of at least 30 sport opportunities - activities and events in Arad;
A18 - Ecology
Ø ecology of the sports routes before and after the events, cleaning up obstacles, education in waste separation, depending on types and the importance of recycling, sorting etc;
A19 - Awards & certification
Ø the awards from the days of events and post events - stage awards, exact flows, finish awards - medals, diplomas/certificates of participation, special prizes offered to structures, tutors, educational institutions, evidence of stimulating motivation to encourage runners, partners and volunteers involved in events;
A20 - Public Relations
Ø constant throughout the preparation period and post-events
Ø - information center - contact with interested or already registered participants in events - before, during and after events - telephones, emails, messages on Facebook pages - program information, validations, information management on the website, networks, newsletter, news for the public, gathering feedback from participants and the organizing team post-event, making press releases, reports, etc.
A21 - Timing
Ø manual arbitration/timing and automatic timing management of competitions as well as group activities, for validation of arrivals, comparison of automatic results, manuals, photos and videos - as appropriate, contests, rewards, prizes, evidence;
A22 - Entrepreneurship workshops
Ø personal and professional development, of own initiatives - non-formal educational/sporting and socializing activities (team-building, local volunteers and other local actors/partners, various opportunities for personal and professional development both online and face-to-face)
A23 - Language and culture workshops
Ø support, translation checks for the realization of the planned activities;
A24 - Mentorship workshops
Ø personal support, community integration, support and evidence of skills acquisition, Youthpass process and recognition
A25 - Management of collaborators
Ø partners, sponsors, funders - online and physical promotion, reception of promotional materials and placement, contact with them, compliance with contracts, invitations, start flows and stage scheduling - awarding of certificates and awards, logistics-financial flows, supplier and order management for logistics as well as logistics from the sponsorships received, financial evidences, budget management on an activity/event, flow of legal documents – creation, checking various contracts.
A26 - Career development workshop
Ø career guidance sessions
A27 - Missions
Ø mission type activities every weekly or every month
A28 - Quality Management
Ø peer evaluation, community engagement
A29 - Team Meetings
Ø meetings with the internal team and local volunteers in order to plan the activities
A30 - Educational sport activities and events
Ø non-formal events, blood donation, promoting the movement among the disadvantaged people from Arad.
{mlang RO}
„Promoting Sport” este un proiect inițiativă al Clubului Sportiv Experiența Multisport din Arad, România. Este finanțat prin programul Erasmus+, Corpul European de Solidaritate de către Agenția Națională din România.
În cadrul proiectului, între 2019 și 2023 sunt planificate 2 tipuri majore de activități de voluntariat în cadrul următoarelor echipe:
Echipa ALFA - Voluntariat individual
Echipa OMEGA - Echipe de voluntariat
Lista activităților este următoarea:
A1 - Promovare la nivel local
Ø desfășurarea de acțiuni de aducere la cunoștința publicului a detaliilor evenimentelor sportive, prezentări în școli, companii, instituții, pe spațiul public etc. Etapa de pregătire include atât aici cât și la A2 și A3 o cercetare inițială pentru a cunoaște grupurile țintă avute în vedere, realizarea de mesaje și prezentări de impact, căutarea de soluții relevante pentru toți cei implicați etc.
A4 - Foto-Video
Ø editări video înainte și post-eveniment, în ziua evenimentului - managementul fotografilor și cameramanilor pe traseu și în zona de start-sosiri, colectare și editare materiale, postare în albume foto pentru public pe pagină/site
A5 - Promovare online
Ø rețele de socializare
A6 - Design
Ø tricouri alergători, echipa de oranizare, numere de concurs, autocolante, pachete de concurs, diplome de diferite tipuri, personalizări diverse materiale pentru ziua evenimentului
A7 - Artă sportivă
Ø pregătire și/sau selecții de coloane sonore care să sprijine realizarea de filmulețe de promovare, pregătirea de muzică adecvată pentru ziua evenimentului, încălzire, co-optarea potențială a unor grupuri de muzică gen toboșari, managementul programelor artistice la scenă în zilele evenimentului, eventuale expoziții de fotografii/ obiecte/panouri artistice, turistice, motto-uri de încurajare a sportului și a alergătorilor, cântăreți, dansatori de exemplu din cluburi sportive sau școli de arte, pe scurt combinarea artei cu sportul
A8 - Managementul resurselor umane
Ø suport în pregătirea echipelor de voluntari locali necesari evenimentului și repartizarea pe pachete/departamente ce țin de ziua evenimentului ținând cont că avem nevoie de cel puțin 150 de persoane în ziua Z pt. un eveniment mare;
A11 - Antrenamente cu publicul
Ø pregătirea, implementarea și evaluarea unor sesiuni de antrenament cu publicul tip Alergare în grup, promovate prin event-uri pe Facebook, încurajare amatori, începători să alerge/meargă pe bicicletă, să crească nr. de kilometri
A12 - Logistică
Ø pregătirea fluxurilor necesare evenimentelor și acțiunilor de promovare, organizare etc;
A13 - Trasee sportive
Ø măsurare de rute pentru evenimentele sportive, marcarea, întreținerea, promovarea lor pe aplicații corespunzătoare, filmulețe, nivele, demarcarea, puncte de hidratare, managementul zonei start-sosire - de exemplu în secțiunea aceasta sunt implicate peste 100 de persoane din echipa de organizare
A14 - Secretariat
Ø pregătire și înmânare de pachete de concurs sportivilor amatori în zilele premergătoare și în ziua evenimentului, gestionări înscriși, baze de date, statistici participări, rezultate;
A15 - Intervenții
Ø echipă pregătită să facă față altor elemente care pot apărea și care nu sunt precizate aici;
A17 - Platformă sportivă online
A18 – Ecologizare
Ø ecologizarea rutelor de sport înainte și după evenimente, curățarea lor de obstacole, educarea separării tipurilor de deșeuri și importanța reciclării, a sortării etc;
A19 - Premiere, certificare
Ø premierile din zilele evenimentelor și post-evenimente - premii scenă, flux, premiere finish - medalii, diplome/certificate de participare, premii speciale oferite structurilor, îndrumătorilor, instituțiilor de învățământ, evidențe de stimulare a motivației pentru a încuraja alergătorii, partenerii și voluntarii implicați în evenimente
A20 - Comunicarea cu publicul
Ø centrul de informații - contactul cu participanți interesați sau deja înscriși în evenimente - înainte, în timpul și după evenimente - telefoane, email, mesaje pe pagini de Facebook - informări de la program, validări, managementul informațiilor de pe site, rețele, newsletter, noutăți pentru public, colectare feedback de la participanți și echipa de organizare post-eveniment, realizare comunicate de presa, rapoarte etc.
A21 - Cronometrare
Ø arbitraj/cronometrare manuală și managementul cronometrării automate ale competițiilor precum și ale activităților de grup, pentru validări sosiri, comparare rezultate automate, manuale, foto și video - după caz, contestații, recompense, premii, evidențe.
A23 - Cerc de limbă și cultură
Ø suport, verificări traduceri pentru realizarea activităților
A24 - Cerc de mentorat
A25 - Managementul colaboratorilor
partenerilor, sponsorilor, finanțatorilor - promovare online și fizică, recepționare materiale de promovare și amplasare, contact cu ei, respectarea contractelor, invitații, flux start-uri și programări scenă - acordare premii, fluxuri logistico-financiare, managemenul furnizorilor și al comenzilor pentru logistica evenimentelor cât și cea din sponsorizările primite, evidențe financiare, managementul bugetului pe o activitate/eveniment, flux documente juridice - realizare, verificare diverse contracte.
A26 - Ateliere de dezvoltare a carierei
Ø sesiuni de orientare în carieră
A27 - Misiuni
Ø activități lunare de tip misiuni
A28 - Managementul calității
Ø evaluarea colegilor voluntari, angajamentul comunității
A29 - Întâlniri de echipă
Ø întâlniri ale echipei interne și ale voluntarilor locali pentru a stabili/planifica activitățile
A30 - Activități și evenimente sportive/educaționale
Ø alergări în grup, donarea de sânge, promovarea sportului și a mișcării în rândul persoanelor dezavantajate din cadrul școlilor din Arad.
În funcție de momentul implicării lor, fiecare echipă de voluntariat menționată mai sus va fi implicată în unele sau în toate activitățile proiectului. Activitățile de voluntariat planificate sunt legate de pregătirea și organizarea evenimentelor sportive majore implementate de Clubul Sportiv Experiența Multisport în Arad sau județul Arad pe tot parcursul unui an. Dintre aceste evenimente amintim: Festivalul Părădăicilor - pe biciclete, Maratonul Aradului, Duatlonul Aradului, Triatlonul Aradului.
